Como Implantar um Processo de Homologação de Fornecedores
Fase de Planejamento

Publicada em 11 de Janeiro de 2017

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O primeiro passo para iniciar gestão de relacionamento com fornecedores é implantar um processo de homologação. Este processo garante que todos os fornecedores com que trabalhamos ou que pretendemos trabalhar estão alinhados com a nossa política de compra, código de ética, manual de compliance ou qualquer outra política que trate da relação com fornecedores.

❝ Sem um processo de homologação de fornecedores, qualquer política que trate do assunto somente é uma declaração de boas intenções.❞


Muitos gestores de compras somente homologam os fornecedores mais críticos, porém as políticas de compras normalmente se referem a todos os fornecedores e não ao 20% mais relevante. Este fato nos leva ao primeiro passo do planejamento da implantação da homologação.

1.- Classificação dos fornecedores

1.1.- Exceções

Haverá fornecedores que não vamos homologar? Toda regra tem a sua exceção e sempre existirão fornecedores que não podem ser homologados como por exemplo autarquias, bancos, monopólios naturais, entre outros, porém são os mínimos e é muito fácil estabelecer estas regras de exceção.

1.2.- Homologações Simplificadas

Também é recomendado simplificar o processo de homologação para aqueles fornecedores de compras pontuais com faturamentos baixos. Neste caso eles preenchem um questionário básico e são homologados pelos critérios mínimos necessários.

O que é um faturamento baixo? Não há uma regra, porém, nas empresas que conheço está entre R$10.000,00 e R$30.000,00 por ano. Isto quer dizer por exemplo, que todo fornecedor cuja compra seja inferior a R$30.000,00 por ano somente realiza um cadastro simplificado que é atualizado a cada seis meses e caso não existam novas compras ele é bloqueado do sistema da empresa.

1.3.- Classificação dos fornecedores

A classificação dos fornecedores pode ser feita utilizando diferentes métodos. Os dois mais comuns são:

Diagrama de Pareto ou curva ABC: Divide os fornecedores de acordo com o faturamento passado ou presumido determinando o 20% dos fornecedores que representam o 80% das compras da empresa.

Matriz de Krajlic: Segmenta os fornecedores por categoria e em quadrantes de risco utilizando critérios financeiros e importância do produto para a empresa (risco de fornecimento).

Seja qual for o método utilizado devemos ter um critério formado para classificar os fornecedores.

Escutei uma vez dizer: “A Coca-Cola e a Petrobras compram desse fornecedor. Porque vamos homologá-lo? ”

Cada empresa possui seus próprios critérios de classificação e homologação de fornecedores. Um fornecedor estratégico para você pode ser não critico para a Petrobrás ou outra grande empresa.

2.- Questionários para a homologação

❝ Se o objetivo da homologação é garantir que os fornecedores cumprem com as nossas políticas, devemos desenvolver as perguntas e determinar as evidências necessárias para comprovar as respostas.❞

Criar estes questionários é uma tarefa muito séria e complexa. Pessoas inexperientes tendem a fazer perguntas redundantes que somente deixa mais complexo o processo dificultando as respostas dos fornecedores e as análises posteriores da empresa. Por exemplo perguntar: “A sua empresa está legalmente constituída no Brasil? ” É uma pergunta redundante. Primeiro porque a resposta sempre será “SIM”. Em seguida se a empresa enviou contrato social, cartão de CNPJ, inscrição municipal e/ou estadual e alvará é dever do analista validar esses documentos e comprovar a resposta a essa pergunta. Não é necessário perguntar ao fornecedor.

As exceções à regra acima muitas vezes são vistas em processos de homologação de empresas norte americanas e inglesas. Elas baseiam o relacionamento com os fornecedores na confiança. Eles perguntam: “A sua empresa tem trabalho escravo? ” Se a resposta é “NÃO”, porém no futuro, se descobre que era mentira, são aplicadas as penalidades “do inferno” para a empresa. Aqui no Brasil e em muitos outros países isso não funciona.

❝ Para não ser redundante, o fornecedor deve responder perguntas que nós não podemos responder com os documentos que obtemos ou que nos enviam.❞

Se estão realizando homologação de fornecedores somente “por cumprir” utilizem o método americano. É muito mais barato e atende aos requisitos.

Por outro lado, se estamos convencidos de que a gestão de fornecedores melhora os processos da empresa reduzindo riscos e promovendo a transparência, devemos pensar seriamente o que perguntar e quais documentos solicitar e obter de forma direta.

3.- Auditorias em campo

Dependendo do impacto do fornecedor e seu produto ou serviço na nossa empresa pode ser necessário visitar as instalações do fornecedor tanto na homologação como nas avaliações de desempenho posteriores. Esta fase tem um custo muito maior, porém recomendada para as categorias estratégicas. Por exemplo sabemos que na indústria da moda é muito comum o Ministério do Trabalho determinar trabalho análogo a escravo nas terceirizadas e quarteirizadas. Isso gera um impacto negativo catastrófico na marca das empresas, portanto o custo da visita em campo resulta insignificante comparado com o dano de uma acusação deste nível.

4.- Comunicação Interna

A mensagem que deve ser passada aos colegas e colaboradores é que a homologação de fornecedores é uma ferramenta importante para cumprir com a política da empresa, promove a transparência e faz com que os fornecedores sejam mais competitivos se esforçando para apresentar melhores condições e processos. Isto gera lucros para a empresa, já que quanto maior é a informação que o comprador possui dos fornecedores e o mercado melhores condições e ferramentas de negociação poderá utilizar.

5.- Comunicação Externa

O mercado deve saber que a empresa realiza este processo para cumprir com normas internacionais de sustentabilidade e responsabilidade social. O Pacto Global das Nações Unidas; A lei anticorrupção americana, britânica e brasileira; A norma europeia de compras. A própria ISO 9001, entre tantas outras precisam deste processo para garantir o cumprimento.

Os fornecedores também devem conhecer estas regras de forma antecipada.

É muito comum que após dezenas de reuniões de coordenação e negociação, ajustando o preço e o serviço o comprador diga para o fornecedor agora que estamos acertados somente falta o último passo que é a homologação. O fornecedor se sente ofendido já que para ele é como voltar ao passo inicial.

Quanto mais avançada está a negociação com os fornecedores maior é a resistência a realizar o processo de homologação. Não caiam no erro da soberba dizendo: “Se ele quer vender para mim cumpre com as minhas regras”. Ele tem que entender que as regras beneficiam ambas partes. Que a homologação de fornecedores descarta concorrentes que podem apresentar menores preços já que quebram todas as leis e normas para trabalhar. A homologação também gera oportunidades de negócios já que ele está preparado para atender emergências.

6.- Sinergia do processo com outras áreas

As empresas possuem outros departamentos que contam com políticas específicas. Compliance, qualidade, RH, controles internos podem precisar de informação específica dos fornecedores que compras já solicita ou que pode solicitar e validar. Verifique com as outras áreas da empresa se eles já fazem processos similares. Unificar os processos ajuda a reduzir custos de tarefas repetitivas. Algumas empresas criam comitês de homologação com representantes de diversas áreas. No comité são determinados todos os pontos vistos até agora e inclusive decidido a suspensão ou penalidades a fornecedores que não cumprem as normas.

7.- Problemas no processo de homologação

7.1.- Resistência dos fornecedores

Sempre devemos começar homologando os fornecedores mais críticos. É muito importante lembrar que quando iniciamos processos de homologação de fornecedores sempre existirá resistência de alguns fornecedores para realizar o processo. Para diminuir essa resistência a homologação de ser uma mistura entre fornecedores antigos e novos fornecedores.

Os novos fornecedores são os que menos resistência tem já que eles querem se mostrar para gerar novas oportunidades. Já muitos dos antigos, consideram que têm sido “parceiros demais com a contratante” para ter que se submeter a este tipo de processo, com eles o esforço de comunicação sempre será maior para fazê-los entender que este processo beneficia tanto a empresa compradora como ao mercado fornecedor que ela contrata ou pode contratar.

7.2.- Erros cometidos e resistência dos requisitantes e compradores

Todo requisitante acha que compraria melhor do que compras. Porém eles nem imaginam a quantidade de conhecimento e habilidade necessária para fazer o trabalho.

Por outro lado, compradores menos experientes tendem a decidir que a homologação dos fornecedores somente deve ser feita com o ganhador de uma concorrência, tendo que voltar a zero quando o ganhador não consegue homologar ou ficando obrigado a contratar um fornecedor como exceção já que voltar a zero é impossível pela necessidade de aquisição. Comunicar e treinar as equipes para que usem a homologação dos fornecedores como um critério excludente ou de desempate é uma tarefa muito importante.

Estou a 8 anos implantando este tipo de processo e já presenciei de muitos sucessos e de fracassos monumentais. O principal motivo dos fracassos é a falta de planejamento e as tentativas de alguns gestores de “inventar a roda”. A homologação de fornecedores existe a mais de 30 anos. Os principais erros dos implantadores são os seguintes:

a. Homologar a todos utilizando a mesma técnica: Desperdício de recursos e falta de consciência social com as empresas menores;

b. Homologar somente os de maior volume: Grandes problemas e prejuízos têm sido causados por pequenos fornecedores;

c. O Fornecedor deve fazer o que eu mando se ele quer vender: Em todo relacionamento alguém está no poder. Esse alguém deve estar consciente que as coisas mudam e essa situação de poder não é eterna. O relacionamento deve ser uma parceria onde todos ganham;

d. Fazer homologação e contratar qualquer um: Os fornecedores se falam. Não há segredos no mercado.

8.- Desenvolva uma nota para o fornecedor

A homologação não precisa ser um “Cumpre” ou “Não cumpre”. Se damos uma nota ao fornecedor e somos transparentes com a forma de qualificação os fornecedores podem melhorar com o tempo. Gerar indicadores, acompanhar as variações são ações de vital importância. Também é importante saber que contratar um fornecedor com nota baixa é bem melhor que contratar um fornecedor não homologado. Um fornecedor com nota baixa é um risco onde eu sei onde ele tem que melhorar, porém um fornecedor não homologado é um perigo não sabemos nada dele mais do que a sua reputação comercial. Especialmente nesta crise temos visto a falência de muitas empresas de renome.

9.- Conclusões

a. Determine a consciência por que vamos homologar os fornecedores;

b. Segmente e classifique os fornecedores;

c. Desenvolva questionários que geram valor para a empresa;

d. Visite o fornecedor se for necessário;

e. Faça um plano de comunicação interna e externa;

f. Prepare-se para inconvenientes;

g. Qualifique (dê uma nota) o fornecedor. A homologação é um processo bem diferente do cadastro.

Espero que este documento seja útil. Comprar estrategicamente é muito mais do que saber negociar. A homologação dos fornecedores lhes permite ter uma visão completa do mercado indo além do preço e especificações técnicas.

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