Comprar sempre dos mesmos fornecedores é muito confortável, especialmente quando os usuários estão satisfeitos com os produtos e serviços e sempre conseguimos saving em cada nova negociação, porém o que fazer quando precisamos conhecer novos fornecedores?
Todos já ouvimos a frase que diz: Quando a compra dá certo é mérito da área solicitante, quando dá errado é culpa de compras. Para reduzir o risco de conhecer novos fornecedores, as auditorias em campo são uma ferramenta fundamental.
Todos os demais processos da gestão de fornecedores (homologação, gestão de terceiros, due diligence, entre outros) podem ser feitos a distância, porém a auditoria é feita visitando o fornecedor, vendo fisicamente as suas instalações, oficinas, escritórios, fábricas, departamento financeiro, compliance, compras, etc.
Devemos planejar muito bem a auditoria. Devemos conhecer e entender os fatores chave do suprimento, por exemplo qualidade, tecnologia, planos de emergência, gestão de riscos e principalmente, custos.
O objetivo de toda auditoria é recolher as informações e evidências necessárias para confirmar se o fornecedor cumpre com as nossas políticas e se está capacitado para nos entregar o produto ou serviço da forma como precisamos.
Quais fornecedores devem ser auditados?
O custo de auditoria é o mais alto da gestão de fornecedores e por isso, somente devemos fazer auditorias em fornecedores estratégicos. A auditoria não substitui nenhum outro processo, somente os complementa com evidências físicas e por este motivo, sempre recomendamos que o plano de auditoria seja elaborado com o resultado da homologação e Due Diligence finalizado.
O que devemos olhar nas auditorias a fornecedores?
- Estrutura da empresa: Compromisso da alta direção, compliance, treinamentos.
- Planejamento: Planejamento estratégico, geral, plano de compras, planos de emergência. Muitas empresas trabalham somente pela experiência, ficando expostas e debilitadas em eventos incomuns. Verifique sempre o planejamento do fornecedor especialmente na resposta a emergências.
- Compras, subcontratação, fornecedores: Eles fazem gestão de seus fornecedores? Existem políticas de subcontratação?
- Inovação e desenvolvimento: Produtos, desenho atual, futuros produtos, qualidade e potencial humano, ritmo de fabricação, filosofia zero acidentes, filosofia qualidade total.
- Controle financeiro: Existe um orçamento? é feita contabilidade? Muitos fornecedores trabalham somente olhando para o fluxo de caixa, o que os deixa desprotegidos perante eventualidades.
Práticas que devem ser evitadas:
- Permitir que o fornecedor lidere a visita: isto normalmente faz com que ele mostre somente o que quer mostrar.
- Dedicar a maior parte do tempo na área de produção: Tanto em produto ou em serviços a área de operação é a mais interessante, porém a maioria dos problemas está nas áreas em volta da operação ou produção.
- Entrega de informação confidencial: Isto não deveria acontecer, porém acontece. Alguém da nossa empresa passa uma dica sobre onde o fornecedor deve dar ênfase na visita.
- Ignorar compliance, LGPD, Meio ambiente, práticas trabalhistas: Apesar que esses assuntos são muito relacionados com a gestão, se o fornecedor não os tratar, podem causar danos à nossa empresa. No mínimo o fornecedor deve ter políticas publicadas sobre cada tema que nos permita verificar se existem controles mínimos de gestão.
Visitar um fornecedor é uma oportunidade única que nos permite conhecer a empresa e estreitar o relacionamento. Um planejamento objetivo e imparcial faz toda a diferença!