O primeiro passo para certificar sua empresa em qualquer sistema de gestão é realizar o diagnóstico da situação atual da sua empresa para verificar o quanto será necessário evoluir e em quanto tempo para que os requisitos da norma estejam auditáveis. Nele, serão verificadas políticas, procedimentos e processos, e cada um desses pontos possui requisitos específicos na ISO 9001.
Na etapa de implantação é a hora de colocar a mão na massa e construir ou melhorar o que já existe em termos de controle de evidências, manuais, POP’s (procedimento operacional padrão), já que os processos têm que ser rastreáveis e auditáveis.
Os itens 8.4 e 8.5 da norma são muito complexos e são um dos principais motivos de não conformidades nas auditorias de certificação. Especificamente o item 8.4 nos exige ter um processo de Avaliação (homologação na linguagem técnica), Seleção, Monitoramento de desempenho e reavaliação de fornecedores. O item 8.5 é muito mais exigente já que menciona explicitamente que:
“A organização deve assegurar a suficiência de requisitos antes de sua comunicação para o provedor externo.”
É por isso que é muito importante que a sua empresa tenha um processo de homologação de fornecedores antes da contratação e que esse processo seja critério para a escolha do fornecedor. A comprovação dos requisitos de um fornecedor impacta diretamente no produto final e, consequentemente, na qualidade e satisfação do cliente. A homologação não deve ser um processo burocrático e engessado, senão acaba que a organização faz por fazer e não a fim de ter uma melhoria efetiva no resultado final. Se adeque a realidade do seu negócio, entenda as particularidades, desenvolva fornecedores, seja parceiro e assim conseguirá atingir o objetivo. Não há problemas em abrir exceções, sempre quando os riscos são mapeados e aceitos pela companhia.
O item 8 menciona “A designação de pessoas competentes, incluindo qualquer qualificação requerida”. Nesse ponto, podemos considerar que a forma como as pessoas estão alocadas dentro do processo produtivo impacta diretamente no resultado e, se esses recursos são provedores terceirizados, precisamos controlar sua documentação, capacitação, formação técnica e assegurar todos os demais direitos aos trabalhadores que se trata mais da legislação do país do que da norma em si.
8.5.2.- Identificação e rastreabilidade
Ainda no item 8.5.2.- Identificação e rastreabilidade, você deve estar se perguntando em qual pasta da rede você vai guardar tudo isso, como organizar, qual planilha usará para controlar os documentos que possuem vencimento, o tamanho da equipe que deverá ter para tomar conta de tudo isso e fazer contato com os fornecedores para solicitar esse documentos, entre outros questionamentos. Bom, é nesse ponto que a Sertras pode te ajudar a reduzir todo esse trabalho operacional e unificar toda a documentação e informação em um único sistema que é perfeitamente integrável com seu ERP.
9.3.2.- Entradas de análise crítica pela direção (item 7)
Por último, mas não menos importante, o item 9.3.2.- Entradas de análise crítica pela direção (item 7), que trata sobre o desempenho de provedores externos, é importante avaliar como foi o desempenho daquele fornecedor durante/após a entrega, o percentual de produto com refugo, quantidade de devoluções, atrasos nas entregas de matéria prima, e entre outros fatores internos de cada organização.
A Sertras possui a expertise necessária para te ajudar com esses pontos e não deixar que você caia em uma cilada, se enrolando em planilhas e mais planilhas e criando centenas de procedimentos que depois ficarão inviáveis de serem seguidos e, com certeza, só serão lembrados em dias de auditoria. O melhor disso tudo é que você vai se ocupar apenas com atividades que realmente são pertinentes ao negócio, com o resultado da Sertras em mãos, tomar decisões estratégicas e apresentar os resultados para sua diretoria.
Saiba mais sobre os nossos serviços de homologação de fornecedores, gestão de terceiros e avaliação de desempenho e como eles impactam na gestão de fornecedores.
