Manter os cadastros atualizados é uma tarefa difícil. As informações mudam muito rápido e a desatualização gera perdas de tempo para as empresas e podem até significar riscos financeiros e operacionais.
O Data cleaning ou data cleansing é um procedimento para verificação, tratamento, correção e organização de dados ou banco de dados completo, visando eliminar itens duplicados, descontinuados e preencher informações faltantes.
Além disso, ao procurar por serviços de data cleaning, podemos encontrar outros nomes como: saneamento de dados, saneamentos de registros, limpeza de dados, padronização de dados, entre outros.
O data cleaning de fornecedores é feito em três etapas:
Fase 1 – Consulta na Receita Federal:
Esta fase é automatizada por técnica de Big Data. Primeiro buscamos toda a informação do cartão do CNPJ diretamente na Receita Federal. Como resultado desta busca descartaremos todas as empresas que não estão ativas.
Fase 2 – Necessidade de Inscrição Estadual:
Um dos dados coletados na Fase 1 são todos os CNAES (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), com esse documento podemos determinar se a empresa precisa ou não ter Inscrição Estadual. Entretanto, para todos aqueles fornecedores que precisam, buscamos a Inscrição Estadual ativa no estado do cartão do CNPJ e, caso não esteja, recomendamos fortemente aos compradores que não comprem nada associado ao CNAE daquele fornecedor.
Fase 3 – Atualização de dados de contato, Contrato Social e conta bancária:
Esta fase é feita de forma manual. Construímos um plano de comunicação, procuramos os contatos na Internet (por RPA ou Big Data) e ligamos para o fornecedor solicitando os dados das pessoas que podem atender o comprador, a última atualização do contrato social e um comprovante bancário. Portanto, o contrato social nos permite saber quem são os administradores da empresa, como assinam (isolados ou em conjunto), e validar assinaturas de documentos no futuro. Já o comprovante bancário nos permitirá evitar erros de pagamento. No Brasil, “quem paga errado paga duas vezes”.
O Data Cleaning não é Homologação
Homologar um fornecedor implica garantir se ele cumpre com as normas da empresa compradora. Desse modo, para isso, pode ser necessário buscar mais documentos, fazer consultas de processos judiciais, investigação de mídia, e solicitar mais informações dos fornecedores. Neste caso, a informação coletada deve ser verificada por profissionais experientes para evitar falhas, falsos positivos ou erros de interpretação.
Para conhecer mais sobre gestão de fornecedores e as nossas soluções, entre em contato conosco!
